KVKK Aydınlatma Metni

Bu aydınlatma metni, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, FiloMaster Teknoloji A.Ş. ("FiloMaster") tarafından kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1 Veri Sorumlusu

KVKK kapsamında veri sorumlusu aşağıda bilgileri verilen tüzel kişidir:

2 İşlenen Kişisel Veriler

FiloMaster hizmetlerinin sunulması kapsamında aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenmektedir:

a) Kimlik Bilgileri

• Ad, soyad
• T.C. kimlik numarası (gerekli hallerde)
• Doğum tarihi
• Sürücü belgesi bilgileri

b) İletişim Bilgileri

• E-posta adresi
• Telefon numarası
• İş adresi
• Departman / birim bilgisi

c) Konum Bilgileri

• Araç GPS konum verileri
• Sefer güzergah bilgileri
• Sefer başlangıç/bitiş noktaları
• Park lokasyonu bilgileri

d) İşlem Güvenliği Bilgileri

• IP adresi
• Oturum bilgileri
• İşlem kayıtları (log)
• Cihaz bilgileri
• Tarayıcı bilgileri

e) Görsel Kayıtlar

• Araç teslim fotoğrafları
• Kaza raporu fotoğrafları
• Profil fotoğrafı (isteğe bağlı)

3 Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Filo araçlarının canlı takibi ve yönetimi
• Araç talep ve onay sistemi işlemlerinin yürütülmesi
• Sefer ve KM takip sistemi verilerinin kaydedilmesi
• Araç bakım ve muayene takibinin yapılması
• Personel araç kullanım yetkilerinin yönetilmesi
• Kaza ve arıza raporlarının oluşturulması
• Filo raporlama ve analiz hizmetlerinin sunulması
• Kullanıcı hesaplarının oluşturulması ve yönetilmesi
• Platform güvenliğinin sağlanması
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve iyileştirilmesi
• Bildirim ve uyarı hizmetlerinin sunulması
• Araç teslim ve iade işlemlerinin kayıt altına alınması
• Sigorta ve hasar süreç yönetiminin yürütülmesi

4 Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz, KVKK'nin 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Açık rıza: Belirli veri işleme faaliyetleri için açık rızanızın alınması
• Sözleşmenin ifası: Hizmet sözleşmesinin kurulması ve ifası için gerekli olan veri işleme faaliyetleri
• Hukuki yükümlülük: Yasal düzenlemelerden kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Meşru menfaat: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, FiloMaster'ın meşru menfaatleri için gerekli olan veri işleme faaliyetleri
• Bir hakkın tesisi: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması

5 Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla ve KVKK'nin 8. ve 9. maddelerine uygun olarak aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

• İş Ortakları: Hizmetin sunulması için işbirliği yapılan teknoloji ve altyapı sağlayıcıları
• Şirket Yöneticileri: Filo yönetim hizmetini kullanan şirketlerin yetkili yöneticileri
• Hukuki Makamlar: Yasal zorunluluklar kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşları
• Bulut Hizmet Sağlayıcıları: Verilerin güvenli bir şekilde saklanması için kullanılan sunucu hizmet sağlayıcıları
• Harita ve Konum Hizmetleri: Konum tabanlı hizmetlerin sunulması için harita servis sağlayıcıları
• Sigorta Şirketleri: Kaza ve hasar raporlarının paylaşımı için ilgili sigorta kuruluşları

6 Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz aşağıdaki yöntemlerle toplanmaktadır:

• FiloMaster web platformu üzerinden yapılan kayıt ve işlemler
• Mobil uygulama üzerinden yapılan işlemler
• GPS ve konum takip cihazları aracılığıyla
• E-posta, telefon ve diğer iletişim kanalları aracılığıyla
• Araç teslim/iade işlemleri sırasında
• Çerezler ve benzer teknolojiler aracılığıyla
• API entegrasyonları aracılığıyla
• Şirket yöneticileri tarafından personel kaydı sırasında

7 Kişisel Verilerin Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve yasal saklama sürelerine uygun olarak muhafaza edilmektedir.

• Hesap bilgileri: Üyelik süresince ve üyelik sona erdikten sonra 3 yıl
• Konum verileri: İşlenme tarihinden itibaren 2 yıl
• Sefer kayıtları: Seferin gerçekleştiği tarihten itibaren 3 yıl
• İşlem logları: 2 yıl
• Fatura ve ödeme bilgileri: Yasal zorunluluk gereği 10 yıl
• Kaza ve hasar raporları: İlgili hukuki süreç tamamlanana kadar, en az 10 yıl
• Görsel kayıtlar: 1 yıl

Saklama süresi dolan kişisel veriler, KVKK'nin 7. maddesine uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8 İlgili Kişi Olarak Haklarınız

KVKK'nin 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme
• KVKK'nin 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme ve silme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

9 Başvuru Yöntemi

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için aşağıdaki yöntemlerle FiloMaster'a başvurabilirsiniz:

Başvurunuzda;

• Adınız, soyadınız ve başvuru yazılı ise imzanız
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranız, yabancı uyruklu iseniz pasaport numaranız veya varsa kimlik numaranız
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranız
• Talep konunuz

bilgilerinin bulunması zorunludur. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarife üzerinden ücret alınabilir.

10 Değişiklikler

FiloMaster, işbu aydınlatma metnini yasal düzenlemeler ve hizmet değişiklikleri doğrultusunda güncelleme hakkını saklı tutar. Güncellemeler, FiloMaster platformu üzerinden yayınlanarak yürürlüğe girer.

Bu aydınlatma metni hakkında sorularınız için kvkk@filomaster.com adresinden bize ulaşabilirsiniz.